공부하는 직장인

인사 - 전달할 내용 - 상대방에게 요구하는 사항 - 맺음 메일은 위에 적은대로 크게 네 가지로 구성되어 있습니다다. 인사말은 방금 전에 메일을 주고 받았거나 급할 경우에는 생략할 수도 있지만 대체로 적는 것이 좋습니다. 실제로 이메일 앱에서 10만 개 이상의 스레드(Thread)를 분석한 결과 인사말을 적을 경우에 답장을 받는데 도움이 된다고 합니다. 특히 메일을 처음 보내는 경우에는 간단한 본인 소개까지 적어주면 더 좋습니다. 전달할 내용과 상대방에게 요구하는 사항은 동일해 보이지만 이렇게 적을 경우 더 명확하기 때문에 구분합니다. 메일을 적어서 보내는 이유를 잊어선 안 됩니다. 상대방에게 요구하는 것을 명확하게 전달하여 정확한 답변을 빠르게 받고 전화받을 일을 최소화하여 본인이 집중하고 싶은 일에 ..

수신자가 많을수록 힘이 약합니다. 발신자의 입장에서는 의도를 더 명확하게 밝힐 수 있고 수신자에게 요구하는 바를 더 강하게 보일 수 있습니다. 메일을 발송할 때는 분명히 받는 사람에게 요구하는 것이 있기 때문에 보냈는데 받는 사람이 많다면 아무런 행동도 취하지 않을 수 있기 때문입니다. 나를 포함해서 4명 이상이 동일한 메일을 받았다고 상상해보면 금방 이해가 되리라 생각합니다. 보는 순간 '나 보라고 보낸 거는 맞나?' 라는 생각부터 시작해서 내가 아니어도 누군가 답을 하겠지라고 생각하게 됩니다. 따라서 여러 명에게 보내야 한다면 메일 본문에 누구에게 보내는 것인지 분명하게 이름을 밝히고 수신자가 아닌 참조로 다른 사람들을 넣어야 합니다.

한 번만 메일을 보내는 경우는 거의 없습니다. 경우에 따라서 단발성에 그치는 경우도 있겠지만 보통 대부분의 업무는 메일을 한 번만 보내는 경우가 거의 없습니다. 그리고 주고 받은 메일을 스레드(Thread)를 통해서 일괄적으로 확인할 수 있어야 맥락을 파악하기 용이하고 수신자와 발신자가 추후 검색을 할 때도 편합니다. 그래서 처음 메일을 보낼 때 제목을 잘 지어야 합니다.

하나의 글에 하나의 주제만 언급하는 것이 좋습니다. 일을 하며 보내는 메일은 잡담을 위한 것이 아니므로 무엇이 중요하고 무엇을 말하고자 하는지 명확해야 합니다. 그리고 여러 내용을 메일 하나에 적어 보내면 수신자도 발신자도 추후에 다시 검색을 해서 볼 때 확인을 하기 어렵습니다.